Şirketlerde e-postalar yalnızca günlük iletişim aracı değildir. Teklifler, sözleşme görüşmeleri, sipariş bilgileri, müşteri yazışmaları, proje detayları ve şirket içi onay süreçleri gibi birçok önemli bilgi e-posta üzerinden paylaşılır. Bu nedenle eski mesajlara hızlı şekilde ulaşabilmek ve kurumsal yazışmaları düzenli biçimde saklamak işletmeler için önemli bir BT ihtiyacıdır.
Kurumsal e-posta arşivleme, gelen ve giden e-postaların merkezi bir sistemde saklanmasını, indekslenmesini ve gerektiğinde tekrar bulunabilmesini sağlayan yapıdır.
E-Posta Arşivleme Nedir?
E-posta arşivleme; mesajların, eklerin ve ilgili e-posta bilgilerinin uzun dönemli olarak saklanması ve aranabilir hale getirilmesi sürecidir.
Email archiving teknolojileri, e-postaların daha sonra erişilebilmesi amacıyla korunmasına ve indekslenerek aranmasına odaklanır.
Bu yapı sayesinde bir çalışanın aylar veya yıllar önce gönderdiği bir mesajı bulmak için kişisel posta kutusunda manuel arama yapmak yerine merkezi arşiv kullanılabilir.
E-Posta Arşivleme ile Yedekleme Aynı Şey mi?
Hayır. E-posta arşivleme ve e-posta yedekleme birbirini destekleyen ancak farklı amaçlara sahip iki uygulamadır.
Yedekleme sistemleri genellikle veri kaybı veya sistem arızası sonrasında sistemi geri yüklemeye odaklanır. Arşivleme ise e-postaların uzun vadeli, düzenli ve aranabilir şekilde saklanmasını amaçlar.
Örneğin üç yıl önce bir müşteriyle yapılan yazışmanın bulunması gerekiyorsa arşiv sistemi hızlı erişim sağlayabilir. Sunucu arızası sonrasında posta sisteminin geri yüklenmesi gerekiyorsa yedekleme çözümü devreye girer.
Şirketler Neden E-Posta Arşivleme Kullanmalı?
Çalışan sayısı arttıkça şirket içerisindeki e-posta trafiği de büyür. Bu durum posta kutularının kontrolünü ve geçmiş yazışmalara erişimi zorlaştırabilir.
Kurumsal e-posta arşivleme şu avantajları sağlayabilir:
-
Eski e-postalara merkezi erişim
-
Silinen veya kaybolan mesajların bulunmasını kolaylaştırma
-
Gelen ve giden e-postaların düzenli saklanması
-
Posta kutusu yükünün yönetilmesine katkı
-
Eski yazışmaların hızlı aranabilmesi
-
Çalışan değişikliklerinde kurumsal yazışmaların korunması
-
BT ekipleri için merkezi yönetim
Özellikle satış, satın alma, finans, insan kaynakları ve müşteri hizmetleri ekiplerinde geçmiş yazışmaların hızlı bulunabilmesi operasyonel verimliliği artırabilir.
MailStore Ne İşe Yarar?
GEGİ’nin sunduğu MailStore ile e-posta arşivleme çözümü, şirket e-postalarının merkezi olarak arşivlenmesine ve kullanıcıların geçmiş mesajlarına farklı erişim yöntemleri üzerinden ulaşabilmesine yönelik bir yapı sunar.
GEGİ’nin MailStore sayfasında e-postalara Outlook, web arayüzü veya istemci üzerinden erişilebildiği; arşivlenen mesajların merkezi biçimde yönetilebildiği belirtilmektedir.
Bu yapı özellikle çok sayıda kullanıcı hesabı bulunan işletmelerde e-posta yönetiminin daha kontrollü yürütülmesine yardımcı olabilir.
Microsoft 365 Kullanan Şirketlerde Arşivleme Gerekli mi?
Microsoft 365 kullanan işletmeler de e-posta saklama ve arşivleme politikalarını ayrıca planlamalıdır. Şirketin kullanıcı sayısı, veri saklama politikası ve iş sürekliliği gereksinimleri hangi çözümün kullanılacağını etkiler.
GEGİ’nin Microsoft Lisanslama ve Office 365 çözümleri, şirketlerin mevcut ve planlanan ihtiyaçlarına göre Microsoft ürünlerini ve lisans yapılarını değerlendirmelerine yardımcı olur.
Microsoft 365 altyapısı ile ayrı arşivleme çözümleri birlikte değerlendirilirken şirketin veri yönetimi politikası bütün olarak ele alınmalıdır.
E-Posta Arşivleme Sistemi Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?
Bir e-posta arşivleme çözümü seçilirken yalnızca depolama kapasitesine bakılmamalıdır.
Arama performansı, kullanıcı yetkilendirmeleri, erişim seçenekleri, kullanılan e-posta sistemiyle uyumluluk, merkezi yönetim, veri güvenliği ve büyüyen e-posta hacmini karşılayabilecek ölçeklenebilirlik değerlendirilmelidir.
E-Postalar Ne Kadar Süre Saklanmalı?
Tek bir süre tüm işletmeler için geçerli değildir. Şirketin sektörü, iç politikaları, sözleşmeleri ve tabi olduğu mevzuat değerlendirilerek uygun saklama politikası oluşturulmalıdır.
Kurumsal E-Postalarınızı Merkezi Olarak Yönetin
E-posta arşivleme, yalnızca eski mesajları depolamak değil; şirketin kurumsal iletişim geçmişini daha erişilebilir ve yönetilebilir hale getirmektir.
GEGİ’nin kurumsal BT çözümleri sayesinde işletmeler; e-posta altyapısı, Microsoft lisanslama ve arşivleme ihtiyaçlarını birlikte değerlendirerek mevcut kullanıcı sayısına ve çalışma modeline uygun bir yapı planlayabilir.
